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浙江省家用电器流通协会档案管理制度
来源: | 作者:家电流通协会 | 发布时间:2023-03-24 | 279 次浏览: | 分享到:

一、总则


依《浙江省家用电器流通协会章程》规定,为了加强协会档案管理,统一各类档案管理制度,更好地为协会服务。根据《中华人民共和国档案法》以及国家档案局制定的档案管理办法的规定,制定本办法。


二、管理细则

协会建立各类档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等细则,保证档案妥善保管、有序存放、方便查阅、严防毁损、散失和泄密。由专人负责管理。


三、档案分类

协会规划、会员等级情况、年度计划、统计资料、财务审计、劳动工资、人事档案、会议记录、决议、决定、委任书、项目方案、通告、通知、培训文件、杂志样本等具有参考价值的文件材料。


四、档案分类及编号


(一)档案分类应赋予统一名称,其名称应简明扼要,以充分表示档案内容性质为原则,并且要有一定范畴,不能笼统含糊;


(二)档案分类、卷次及目次的编号,均以十进制阿拉伯数字表示;其位数使用视案件多少,及增长情形斟酌决定;


(三)档案分类名称经确定后,应编制“档案分类编号表”,将所有分类各级名称及其代表数字编号,用一定顺序依次排列,以便查阅;


(四)档案分类编号内应预留若干空档,以备将来组织扩大增多时,随时增补之用;


(五)档案分类名称及其代表数字一经确定,不宜任意修改,如确有修改必要,应事先审查讨论,并拟定新旧档案分类编号对照表,以免混淆。


五、档案整理

秘书处管理人员应随时擦拭档案架,维护档案清洁,以防虫蛀腐朽。


(一)归档文件,应依目次号顺序以活页方式装订于相关类别的档夹内,并视实际需要使用“见出纸”注明目次号码,以便翻阅;


(二)档夹的背脊应标明档夹内所含案件的分类编号及名称,以便查档。


六、档案保存期限

档案保存期限除政府有关法令或本协会其他规章特定者外,还可作永久保存。


七、档案借阅


1、借阅非机密级档案可通过协会秘书处办理借阅手续,审核完成后提档;


2、借阅机密档案需经会长办公会议同意;


3、借阅档案后,必须爱护、保持整洁、严禁涂改、注意安全和保密;


4、借阅档案,应于规定期限内归还。


八、档案销毁


每年更换时,依规定清理一次,已到保存期限者,给予销毁,销毁前应造册呈秘书长核准,并于目录表附注栏内注明销毁日期。